Dentre as muitas ferramentas contábeis das quais as empresas podem se valer para otimizar os seus resultados, o planejamento orçamentário é facilmente uma das mais importantes e essenciais para a longevidade de um empreendimento. 

É necessário se preparar para as oscilações e dificuldades do meio corporativo. Em um mercado tão competitivo, empresas que não prezam pela organização financeira tendem a encontrar um fim prematuro. Ainda assim, muitos empresários ainda não dão a devida atenção a essa ferramenta.

Por isso, preparamos esse artigo com tudo o que você precisa saber sobre planejamento orçamentário. Boa leitura!

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O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é uma ferramenta contábil usada para administrar os recursos financeiros de uma empresa em determinado período, de modo a prepará-la para os cenários futuros com segurança, sem comprometer a sua saúde financeira.

Sendo assim, um planejamento orçamentário consiste em um documento que projeta as entradas e saídas de caixa de um negócio, estipulando quais serão os investimentos, o quanto será investido, quais são os gastos que a empresa terá, qual será a sua receita com cada atividade, entre outras coisas.

Para tanto, é necessário em que seja feito um estudo do cenário econômico atual da empresa, seu fluxo de caixa, as tendências do mercado, as metas e objetivos do negócio, entre outros fatores, possibilitando que sejam feitas projeções assertivas. Essas projeções serão posteriormente usadas para definir a distribuição dos recursos da empresa no período estipulado.

O tempo de vigência de um planejamento orçamentário varia conforme a estratégia adotada pela empresa, podendo valer de um mês a um ano.

Por que fazer um planejamento orçamentário?

A prosperidade de um negócio está diretamente atrelada como suas finanças são administradas. A organização financeira é a chave para que empresas consigam superar os obstáculos impostos pelo mercado e continuar as atividades, apesar das dificuldades.

Uma empresa que não possui um planejamento orçamentário está sempre suscetível a surpresas desagradáveis que podem comprometer a sua economia, além de não conseguirem identificar com tanta assertividade as suas melhores oportunidades de crescimento. 

Alguns dos benefícios de ter um planejamento orçamentário bem estruturado são:

• Otimização da gestão;
• Manutenção da saúde financeira;
• Identificação de oportunidades de crescimento;
• Economia em recursos;
• Percepção objetiva da situação econômica da empresa.

Como fazer um planejamento orçamentário

Para a elaboração de um planejamento orçamentário efetivo, é necessário:

• Conhecer os custos fixos, os custos variáveis e as despesas da empresa;
• Monitorar o fluxo de caixa;
• Manter os dados demonstráveis da empresa atualizados;
• Conhecer os ativos e passivos da empresa;
• Delimitar bem as metas e objetivos do empreendimento;
• Estabelecer prazos e datas;
• Mensurar os resultados constantemente.

Além disso, um planejamento orçamentário de sucesso deve, claro, ser elaborado e acompanhado por um contador capacitado, já que a realização das análises, projeções e distribuição de recursos demandam o domínio de técnicas e ferramentas próprias da contabilidade. 

Tipos de planejamento orçamentário

Existem diferentes tipos de planejamento orçamentário, de modo a atender as necessidades e especificidades de diferentes tipos de empresa. O planejamento ideal vai depender, claro, das metas e estratégias adotadas pela empresa em questão.

Alguns dos mais adotados tipos de planejamento orçamentário são:

Estático

O planejamento orçamentário estático é caracterizado pela rigidez na forma como os recursos são distribuídos. Nesse planejamento, não são feitas alterações durante todo o seu período de vigência, independente dos cenários encontrados.

Apesar de, a princípio, esse tipo de planejamento parecer engessar e comprometer a empresa, caso ela se depare com imprevistos, ele pode ser muito benéfico. Tudo depende da forma e da empresa em que é aplicado.

Com um planejamento estático, qualquer movimentação fora da curva é imediatamente exposta, já que ela irá se destacar dentro das diretrizes rígidas e inflexíveis do orçamento. 

Além disso, o gerenciamento desse planejamento é simplificado e não demanda a mobilização de muitos recursos humanos.

Flexível

O planejamento orçamentário flexível, como o nome sugere, se opõe ao planejamento estático, sendo caracterizado pela maleabilidade da distribuição dos recursos. Isso significa que ele pode ser revisitado e alterado de acordo com as necessidades encontradas durante o seu período de vigência. 

Assim, a gestão pode identificar, por exemplo, que uma estratégia ou investimento está rendendo bons resultados, portanto, pode ser interessante que receba mais recursos. Ou, também, os gestores podem achar necessário mobilizar alguns recursos para cobrir algum imprevisto.

Apesar de muito benéfico, esse tipo de planejamento demanda mais atenção, visto que, além de ser frequentemente revisitado, é necessário tomar cuidado para não serem feitas alterações que comprometam a economia da empresa.

Rolling forecast

Também conhecido como planejamento contínuo, o rolling forecast é caracterizado por sua aplicação a longo prazo, geralmente 12 meses, sendo que, a cada mês cumprido, um novo mês é adicionado ao planejamento, de forma que o planejamento sempre esteja completo.

Assim, uma empresa que usa o rolling forecast e acabou de encerrar o mês de novembro irá fazer um planejamento para o próximo mês de novembro e acrescentar ao final do planejamento. Neste sentido, sempre haverão 12 meses planejados.

Empresas de setores mais voláteis e imprevisíveis, como o setor da moda, se beneficiam desse tipo de planejamento, visto que para elas é mais interessante manter esse controle constante.

Base zero 

O planejamento de base zero vai à contramão dos demais planejamentos, visto que sua característica mais marcante é o fato de não considerar o histórico de desempenho da empresa em sua formulação. Ou seja, o planejamento é feito em cima de uma base zerada.

Apesar de parecer arriscado, esse tipo de orçamento pode apresentar bons resultados. A premissa por trás do seu conceito é de que, muitas vezes, as empresas podem colocar os custos, despesas e receitas de determinado período como algo previsível e sistemático, o que não necessariamente se confirma, e pode acabar engessando o planejamento.

Assim, nesse planejamento, toda a administração de recursos gira em torno das metas e objetivos da empresa para o futuro. 

Matricial

Por fim, o orçamento matricial, como o nome sugere, funciona como em um sistema de matriz, em que são cruzados entidades, que são cruzados entidades, sendo as estruturas organizacionais da empresa, como os setores, e os pacotes, que são conjuntos de receitas e despesas específicas.

Assim, cada pacote é atribuído a um gestor, havendo a delegação de tarefas, e esse gestor fica responsável pela administração integral dos recursos desse pacote para toda a empresa. 

Portanto, o gestor responsável pelo pacote de equipamentos deve administrar o orçamento para equipamentos entre todos os setores da empresa.

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