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Cinco dicas para manter pequenas empresas organizadas
mar. 21, 2023
Investir em uma boa infraestrutura organizacional é fundamental para controlar níveis de demanda, possuir planos de carreira que sejam bons para os colaboradores, entre outros. Principalmente, em empresas pequenas.
Atualmente no Brasil, as pequenas empresas (juntamente das micro empresas) correspondem a 99% das empresas em atividade no país. Para se ter uma ideia, elas correspondem a 30% do PIB, com faturamento anual de R$30 milhões, gerando quase 80% dos empregos formais em 2022.
Assim, manter pequenas empresas organizadas, com um organograma funcional, possibilita uma maior produtividade e destaque, num mercado tão competitivo, e com potencial de crescimento.
Pensando nisso, nós, da Diacontec Serviços Contábeis, elaboramos este artigo com cinco dicas para manter pequenas empresas organizadas. Acompanhe para saber mais!
Leia também: Tudo sobre o planejamento orçamentário
1. Faça o gerenciamento do seu escritório e do arquivo
Com o intuito de iniciar a organização da sua empresa, comece analisando se o espaço físico do seu negócio está organizado e sempre limpo. Inicie pela sua mesa, estabelecendo um lugar fixo para cada item. Ela deve ser um reflexo da sua empresa.
Caso você trabalhe com muitos documentos, é indicado pensar na opção do armazenamento interno. Utilizar nuvens para armazenamento de arquivos pode otimizar seu tempo e dar mais segurança ao seu arquivo.
Se você possui muitos documentos físicos, realize a digitalização e armazene na nuvem, a fim de diminuir o espaço físico utilizado. Assim, você terá mais espaço livre e uma maior organização. Essa ação é extremamente necessária para pequenas empresas, por não ter muito espaço livre.
2. Monte um organograma
Mesmo que sua empresa seja pequena, um ponto essencial para manter a organização é a criação do organograma, o qual é uma representação gráfica da estrutura da sua empresa. O organograma auxilia o empreendedor a ter uma visão ampla da
cultura organizacional e ajuda a identificar os perfis dos colaboradores em cada área.
Além disso, o organograma informa a todos a função de cada colaborador, e qual o seu nível hierárquico. Em pequenas empresas, muitos empreendedores acreditam que não precisam realizar essa ação, pois todos conhecem todos. Entretanto, para ter uma maior organização e não ter desvio de função, recomendamos a implantação dessa dica em seu negócio.
3. Conheça a demanda de trabalho
Mesmo em
pequenas empresas, um grande benefício em ter uma boa organização é uma maior produtividade, por possuir um planejamento da demanda do trabalho.
Pense no exemplo: caso seu negócio realize uma previsão errada das vendas, é provável ter prejuízo, resultando em produtos parados, ou até a falta deles para venda.
Essa mesma lógica deve ser implantada nos Recursos Humanos: aplicar o planejamento da demanda de trabalho possibilita desenvolver processos mais claros para coletar e analisar informações, gerenciar os indicadores de desempenho e controle de estoque.
É interessante inserir nesse processo um software de gestão, para aperfeiçoar as demandas de cada setor da empresa. Isso possibilitará compreender a necessidade de contratações ou corte de custos, além de realizar previsões de forma mais precisa.
4. Faça uma separação das despesas pessoais com as despesas do negócio
Uma ação que ocorre muito em
pequenas empresas é o
empreendedor misturar as despesas pessoais com as despesas da empresa, juntamente com as contas bancárias. Assim, pode resultar em confusão para o empresário, como não saber ao certo se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.
Para organizar as contas, é indicado que o administrador do negócio possua duas contas separadamente: uma de uso pessoal e uma da empresa. Além disso, é importante que o empreendedor determine um pró-labore fixo por mês, com o intuito de separar as despesas.
Dessa forma, terá uma melhora da organização das finanças nas pequenas empresas.
5. Tenha a assessoria de uma contabilidade
Ter como uma aliada uma assessoria de uma contabilidade é considerado um ponto-chave para manter uma boa organização no seu negócio. Isso porque, não somente para estruturar suas finanças, mas para ajudar na gestão da empresa.
Assim, uma empresa que possui uma contabilidade auxiliando sua gestão, possui um impacto a curto, médio e longo prazo. Desta forma, torna-se indispensável tanto para a organização da sua
pequena empresa, quanto para o seu sucesso.
Conte com as soluções da Diacontec!
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Com mais de 40 anos de atuação, nós fornecemos serviços contábeis de alto nível. Visamos criar valores para clientes, colaboradores e sócios, com informações precisas e exatas e um atendimento diferenciado, permitindo não só se ajustarem às exigências do mercado, como também atingirem seus objetivos.
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A gestão de contratos de prestação de serviços é uma parte crucial do funcionamento de muitas empresas. Esses contratos podem abranger uma variedade de serviços, desde consultoria e terceirização até serviços técnicos e profissionais. A contabilidade desempenha um papel fundamental na gestão eficaz desses contratos, ajudando as empresas a acompanhar suas obrigações financeiras, garantir o cumprimento das cláusulas contratuais e otimizar a lucratividade. Neste artigo, exploraremos a importância da contabilidade na gestão de contratos de prestação de serviços e oferecemos insights sobre o que você precisa saber. Registros Precisos Um dos aspectos mais críticos da contabilidade na gestão de contratos de prestação de serviços é manter registros precisos de todas as transações relacionadas ao contrato. Isso inclui o acompanhamento de todas as despesas e receitas associadas ao contrato, como pagamentos de fornecedores, horas de trabalho, materiais utilizados e quaisquer outros custos operacionais. Manter registros precisos é fundamental para garantir que a empresa seja reembolsada corretamente pelos serviços prestados e que não haja perda de lucratividade devido a despesas não registradas ou esquecidas. Avaliação de Lucratividade A contabilidade desempenha um papel crucial na avaliação da lucratividade de um contrato de prestação de serviços. É importante calcular os custos totais associados à execução do contrato, incluindo custos diretos, como mão de obra e materiais, e custos indiretos, como despesas gerais e administrativas. Ao comparar os custos totais com a receita gerada pelo contrato, a contabilidade pode determinar se o contrato é lucrativo ou não. Essa análise ajuda as empresas a tomar decisões informadas sobre a continuidade ou a renegociação de contratos. Cumprimento de Obrigações Contratuais Os contratos de prestação de serviços frequentemente incluem cláusulas específicas relacionadas a prazos de entrega, níveis de qualidade e outras obrigações. A contabilidade desempenha um papel crucial no monitoramento do cumprimento dessas obrigações. Ao rastrear métricas e indicadores-chave de desempenho ( KPIs ), a contabilidade pode verificar se a empresa está atendendo aos requisitos do contrato e tomar medidas corretivas, se necessário. Isso ajuda a manter a integridade dos contratos e a evitar disputas contratuais. Emissão de Faturas Precisas A contabilidade desempenha um papel fundamental na emissão de faturas precisas aos clientes com base nos serviços prestados. Isso envolve a identificação de todos os serviços realizados, bem como a aplicação de quaisquer taxas ou custos adicionais conforme acordado no contrato. Faturar com precisão é essencial para garantir que a empresa seja paga de forma justa e que os clientes recebam documentação clara sobre os serviços prestados. Além disso, a emissão de faturas precisas ajuda a manter um bom relacionamento com os clientes. Previsão Financeira A contabilidade desempenha um papel importante na previsão financeira relacionada aos contratos de prestação de serviços. Isso envolve a projeção de fluxos de caixa , despesas futuras e receitas associadas a cada contrato. A previsão financeira permite que a empresa se prepare para quaisquer desafios financeiros que possam surgir ao longo da execução do contrato, como custos inesperados ou atrasos no pagamento pelos clientes. Isso também ajuda na alocação eficaz de recursos financeiros para atender às necessidades do contrato. Relatórios de Desempenho A contabilidade é responsável por gerar relatórios de desempenho relacionados aos contratos de prestação de serviços. Esses relatórios podem incluir informações sobre o cumprimento das metas, variações de custos, margens de lucro e muito mais. Os relatórios de desempenho fornecem informações valiosas para a alta administração e as partes interessadas, ajudando-os a entender o progresso e o impacto financeiro dos contratos em andamento. Isso facilita a tomada de decisões informadas e a identificação de áreas que precisam de melhoria. Contabilidade de Receita e Reconhecimento de Receita A contabilidade de receita e o reconhecimento de receita são aspectos críticos na gestão de contratos de prestação de serviços. As normas contábeis, como o IFRS 15 e o ASC 606, estabelecem diretrizes para o reconhecimento de receita em contratos de longo prazo. É essencial que a contabilidade esteja em conformidade com essas normas e siga os métodos apropriados de reconhecimento de receita para garantir que a receita seja reconhecida de maneira precisa e consistente ao longo da execução do contrato. Auditoria e Conformidade A contabilidade desempenha um papel fundamental na auditoria e na garantia de conformidade em contratos de prestação de serviços. Isso envolve a revisão de registros financeiros, documentos contratuais e processos para garantir que todas as transações estejam de acordo com as normas e regulamentos aplicáveis. A auditoria e a conformidade são importantes para evitar problemas legais, multas e penalidades que podem surgir devido a irregularidades nos contratos de prestação de serviços. Conclusão A contabilidade desempenha um papel central na gestão de contratos de prestação de serviços, garantindo a precisão dos registros financeiros, avaliação de lucratividade, cumprimento de obrigações contratuais, emissão de faturas precisas, previsão financeira, relatórios de desempenho, contabilidade de receita e reconhecimento de receita, além de auditoria e conformidade. Para empresas que dependem fortemente de contratos de prestação de serviços, uma abordagem sólida de contabilidade é essencial para garantir a eficácia operacional, a lucratividade e a conformidade legal. Portanto, é crucial que as empresas entendam a importância da contabilidade na gestão de contratos de prestação de serviços e invistam em sistemas e profissionais de contabilidade competentes para garantir o sucesso contínuo de seus negócios. Otimize a Gestão de Contratos de Prestação de Serviços com Contabilidade pela Diacontec 📝💼 A Diacontec oferece soluções contábeis especializadas que abordam todos os aspectos críticos da gestão de contratos de serviços, desde a elaboração e análise até o cumprimento fiscal e a otimização financeira. 📖No nosso blog , explore artigos dedicados à contabilidade na gestão de contratos de prestação de serviços, oferecendo insights sobre como melhorar a negociação, a execução e o monitoramento de contratos. 📱Mantenha-se informado sobre as últimas tendências e melhores práticas em contabilidade e gestão de contratos de serviços seguindo a Diacontec nas redes sociais. 📞Se sua empresa busca aprimorar a gestão de contratos de prestação de serviços com o suporte de profissionais de contabilidade, entre em contato com a Diacontec.
A prestação de contas é um princípio fundamental da gestão pública, e os órgãos governamentais têm a responsabilidade de garantir que seus recursos sejam utilizados de forma transparente e eficiente. No entanto, enfrentar os desafios na prestação de contas pode ser uma tarefa complexa devido à complexidade das operações governamentais, à necessidade de cumprir regulamentações rigorosas e à demanda por transparência por parte da sociedade. Neste artigo, exploraremos os principais desafios na prestação de contas para órgãos governamentais e ofereceremos estratégias para lidar com eles de forma eficaz. Complexidade Orçamentária Um dos maiores desafios na prestação de contas para órgãos governamentais é a complexidade de seus orçamentos. Os governos frequentemente têm múltiplos fundos, programas e projetos em andamento, cada um com seu próprio conjunto de regulamentos e restrições. Isso torna difícil para os gestores de contas rastrear e relatar todas as transações de forma precisa. Estratégia: Implementar sistemas de gestão financeira e contábil eficazes que possam consolidar informações de diferentes fontes e fornecer relatórios claros sobre a alocação de recursos. Além disso, treinar e capacitar funcionários para lidar com a complexidade orçamentária é essencial. Cumprimento de Normas e Regulamentações Os órgãos governamentais estão sujeitos a um grande número de normas e regulamentações que governam a utilização de recursos públicos. Isso inclui leis de transparência, prestação de contas, aquisições públicas e muito mais. O cumprimento dessas regulamentações é fundamental, mas pode ser um desafio devido à sua constante evolução e complexidade. Estratégia: Estabelecer uma equipe de conformidade dedicada para monitorar e garantir o cumprimento das regulamentações aplicáveis. Manter-se atualizado sobre mudanças nas leis e regulamentos e investir em treinamento contínuo para funcionários envolvidos na gestão financeira e contábil. Controle de Gastos e Prevenção de Fraudes O controle de gastos e a prevenção de fraudes são preocupações críticas na prestação de contas para órgãos governamentais. A gestão eficaz de despesas e a detecção precoce de atividades fraudulentas são essenciais para garantir que os recursos públicos sejam utilizados de forma adequada e que a confiança do público seja mantida. Estratégia: Implementar medidas rigorosas de controle interno, como revisões regulares de despesas, auditorias internas e externas , e a utilização de tecnologia para monitorar transações financeiras suspeitas. Promover uma cultura de ética e responsabilidade entre os funcionários também é fundamental. Transparência e Comunicação A transparência na prestação de contas é um requisito crucial para os órgãos governamentais. A sociedade espera que os órgãos governamentais sejam abertos e forneçam informações claras sobre como os recursos públicos estão sendo utilizados. No entanto, comunicar eficazmente informações financeiras complexas pode ser um desafio. Estratégia: Desenvolver canais de comunicação eficazes para divulgar informações financeiras de forma acessível ao público. Isso pode incluir relatórios anuais, sites de transparência, audiências públicas e outras iniciativas de engajamento cívico. Também é importante responder prontamente a pedidos de informações e esclarecimentos. Tecnologia e Automatização A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante na prestação de contas para órgãos governamentais. No entanto, muitas vezes os órgãos enfrentam desafios na escolha e implementação de sistemas de gestão financeira e contábil eficazes. Estratégia: Investir em sistemas de tecnologia modernos e eficazes que possam automatizar tarefas repetitivas, melhorar a precisão dos registros financeiros e facilitar a geração de relatórios. Além disso, fornecer treinamento adequado para funcionários que usarão esses sistemas é fundamental. Responsabilidade e Governança A responsabilidade e a governança desempenham um papel crítico na prestação de contas para órgãos governamentais . Os gestores financeiros e os órgãos de controle interno devem ser responsáveis pela gestão adequada dos recursos públicos. Estratégia: Estabelecer comitês de governança financeira que supervisionem as práticas de prestação de contas e garantam a conformidade com as regulamentações. Além disso, promover uma cultura de responsabilidade e ética entre os funcionários é essencial. Capacitação de Pessoal A falta de pessoal qualificado é um desafio comum na prestação de contas para órgãos governamentais. A gestão financeira e contábil requer conhecimentos especializados e, muitas vezes, os órgãos enfrentam dificuldades para recrutar e reter profissionais qualificados. Estratégia: Investir em programas de capacitação e treinamento para funcionários envolvidos na gestão financeira e contábil. Além disso, considerar a terceirização de serviços especializados quando necessário. Conclusão A prestação de contas para órgãos governamentais é uma tarefa complexa que envolve diversos desafios. No entanto, com estratégias eficazes, investimento em tecnologia, treinamento de pessoal e um compromisso com a transparência e a responsabilidade, é possível enfrentar esses desafios de forma eficaz. A gestão financeira eficiente e a prestação de contas transparente são essenciais para garantir que os recursos públicos sejam utilizados de forma adequada e que a confiança do público nos órgãos governamentais seja mantida. Portanto, é fundamental que os órgãos governamentais estejam comprometidos em superar os desafios na prestação de contas e em melhorar continuamente suas práticas de gestão financeira e contábil. Navegue pelos Desafios da Prestação de Contas a Órgãos Governamentais com a Diacontec 📚🏛️ A Diacontec oferece suporte especializado para superar esses obstáculos, garantindo que a prestação de contas seja realizada de maneira eficiente, evitando penalidades e fortalecendo a confiança pública. 📖No blog da Diacontec , explore artigos que detalham os desafios da prestação de contas para órgãos governamentais, incluindo dicas sobre como manter registros adequados, preparar documentações corretamente e implementar processos que garantam a transparência e a conformidade. 📱Mantenha-se atualizado com as últimas novidades e estratégias sobre prestação de contas e conformidade com regulamentações governamentais seguindo a Diacontec nas redes sociais. 📞Se enfrentar a prestação de contas para órgãos governamentais é um desafio para sua organização e você busca uma orientação especializada, a Diacontec está à disposição para ajudar. Entre em contato conosco!
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